Charte de protection des données personnelles

L’Éditeur
L’Éditeur désigne la société qui développe et exploite le service Coffre Kosmo : la SAS D1FFER. Les termes « nous », « notre » font référence à l’Éditeur.

Les Services
Les Services désignent le service Coffre Kosmo : un coffre-fort numérique qui permet de stocker des documents et de les transmettre de manière sécurisée. Les Services sont identiques pour tous les Utilisateurs.

L’Utilisateur
L’Utilisateur désigne toute personne physique ou morale qui a créé un compte sur les Services. Le terme « vous » désigne l’Utilisateur.

Les Contacts
Les Contacts désignent les personnes, Utilisateurs ou non, qu’un Utilisateur enregistre dans son carnet d’adresses pour leur envoyer des documents.

Les Données Utilisateur
Les Données Utilisateur désignent l’ensemble des données traitées dans le cadre des Services, décrites à la section « Collecte des Données Utilisateur ».

La présente Charte de protection des données décrit la façon dont l’Éditeur collecte, utilise et protège les Données Utilisateur. Le traitement et la conservation des données sont assurés par l’Éditeur.

L’Éditeur est soucieux du respect de votre vie privée et de la confidentialité de vos données. Il s’engage à les traiter dans le respect des lois et règlementations applicables, et notamment du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (dit « RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée (dite « Loi Informatique et Libertés ») (ci-après la « Règlementation »).

Rôle de l’Éditeur. L’Éditeur agit en qualité de responsable de traitement pour les données nécessaires à la gestion de votre compte, à la sécurité des Services, à la facturation et au respect de ses obligations légales.

Lorsqu’un Utilisateur professionnel utilise les Services pour traiter les données de tiers, par exemple pour distribuer les bulletins de paie de ses salariés, cet Utilisateur est responsable de ce traitement et l’Éditeur agit en qualité de sous-traitant. Les engagements de l’Éditeur en cette qualité figurent à la section « Clauses de sous-traitance ».

La présente Charte est susceptible d’évoluer en fonction du contexte légal et règlementaire, des prises de position de l’autorité de contrôle (la CNIL) et des Services proposés par l’Éditeur.

Les Données Utilisateur regroupent les données suivantes.

• Les Données de communication Les Données de communication regroupent le nom, le prénom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’Utilisateur et, pour une personne morale, sa dénomination. Elles sont échangées et enregistrées de manière chiffrée, mais l’Éditeur détient la clé de chiffrement : il doit pouvoir les lire pour assurer les Services (envoyer des e-mails et des codes SMS, désigner les destinataires de ces communications).
• Les Données fournies Les Données fournies correspondent aux documents déposés dans les Services et aux informations qui les accompagnent. Elles sont chiffrées sur l’appareil de l’Utilisateur avant d’être transmises. Leurs modalités de protection sont décrites à la section « Protection des données ».
• Les Données des Contacts Les Données des Contacts correspondent aux coordonnées (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone) qu’un Utilisateur enregistre pour envoyer des documents à un Contact, y compris lorsque ce Contact n’a pas encore de compte.
• Les Données de traçabilité Les Données de traçabilité regroupent les informations collectées automatiquement lors de l’utilisation des Services (date de connexion, adresse IP, navigateur utilisé, système d’exploitation, historique des dépôts et des ouvertures de documents). Elles sont conservées en clair.
• Les Données de facturation Les Données de facturation regroupent les informations nécessaires à la facturation des Offres payantes (identité ou dénomination, adresse de facturation, historique des paiements et factures). Les données de carte bancaire sont collectées et traitées directement par notre prestataire de paiement Stripe ; l’Éditeur n’y a pas accès.

Fournir nos Services. Les Données Utilisateur sont utilisées pour permettre le stockage de documents dans un coffre-fort numérique, leur envoi aux Contacts, la distribution de bulletins de paie et la consultation de l’historique des dépôts et des ouvertures. Base légale : l’exécution du contrat conclu avec l’Utilisateur.

Communiquer avec vous. Les Données de communication sont utilisées pour vous envoyer les notifications liées aux Services, et en particulier les communications importantes, telles que les modifications apportées à nos conditions d’utilisation ou à nos tarifs. Base légale : l’exécution du contrat.

Facturer les Offres payantes. Les Données de facturation sont utilisées pour encaisser les paiements et établir les factures. Bases légales : l’exécution du contrat et le respect de nos obligations comptables et fiscales.

Sécurité et prévention de la fraude. Les Données de communication et de traçabilité sont utilisées pour vérifier l’identité d’une personne qui souhaite se connecter, reconnaître les appareils déjà utilisés et détecter des comportements susceptibles d’occasionner des problèmes de sécurité. Base légale : l’intérêt légitime de l’Éditeur et de ses Utilisateurs à disposer de Services sécurisés.

Respecter la loi. Les Données de traçabilité sont utilisées pour nous conformer à la loi applicable, par exemple pour conserver pendant un an les données de connexion aux Services. Base légale : le respect d’une obligation légale.

Envois. Les Services permettent aux Utilisateurs d’envoyer des documents à leurs Contacts. L’envoi copie le document dans le coffre du destinataire, qui en conserve une copie définitive. Il appartient exclusivement aux Utilisateurs de choisir les documents qu’ils envoient et leurs destinataires. L’Éditeur ne peut pas contrôler l’usage que les destinataires font des documents reçus. La suppression d’un document dans le coffre de l’expéditeur, ou la suppression de son compte, n’entraîne pas la suppression des copies déjà envoyées.

Sous-traitants de l’Éditeur. L’Éditeur fait appel aux prestataires suivants, qui n’accèdent qu’aux données nécessaires à leur mission :

• Scaleway (serveur principal, stockage des documents et sauvegardes, en France) ;
• OVH (stockage des documents et base de données, en France) ;
• MTarget (envoi des codes SMS) ;
• Sweego (envoi des e-mails) ;
• Stripe (paiement par carte bancaire).

Certains de ces prestataires, notamment Stripe, peuvent être amenés à transférer des données hors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne).

L’Éditeur ne vend ni ne loue les Données Utilisateur. Il ne les communique à des tiers que dans les cas décrits ci-dessus ou sur réquisition d’une autorité habilitée.

Nous utilisons des dispositifs de sécurité administratifs, physiques et techniques pour protéger vos données, en tenant compte de la nature des données, de leur traitement et des menaces. Certaines des mesures mises en œuvre pour prévenir la perte, l’altération ou la divulgation de vos données sont détaillées ci-dessous.

Authentification en 2 étapes. Tous les Utilisateurs doivent se connecter en utilisant deux facteurs : un identifiant et un mot de passe d’une part, un second facteur d’authentification d’autre part. Lors de la première connexion, ce second facteur est un code transmis par SMS ; l’Utilisateur peut ensuite le remplacer par une méthode plus sûre, telle qu’une clé de sécurité, une empreinte biométrique ou une application d’authentification.

Chiffrement côté client. Les Données fournies sont chiffrées sur votre appareil avant d’être transmises. L’Éditeur reçoit et conserve uniquement des données chiffrées.

Réinitialisation du mot de passe. Pour vous permettre de retrouver l’accès à votre coffre en cas d’oubli de votre mot de passe, les éléments nécessaires à cette récupération sont conservés dans un module matériel de sécurité (HSM). La réinitialisation ne peut être déclenchée que depuis l’adresse e-mail associée à votre compte, et le second facteur d’authentification reste exigé.

Accès de l’Éditeur. L’Éditeur n’a pas accès au contenu des Données fournies : ni ses équipes, ni quiconque ayant accès à ses serveurs ne peuvent les consulter. En cas de réquisition d’une autorité, l’Éditeur n’est en mesure de transmettre que les Données de communication et les Données de traçabilité.

Évolutions. L’Éditeur informera les Utilisateurs de toute évolution de ce mécanisme de chiffrement et de récupération.

Hébergement redondé 100 % français. Toutes les données sont hébergées sur des serveurs situés en France. Elles sont répliquées sur trois sites distincts et sauvegardées sur un site distant. Les Données fournies restant chiffrées dans ces copies, elles sont inintelligibles pour toute personne qui y accéderait sans autorisation.

Traçabilité. Les accès au coffre, y compris les tentatives d’accès, et toutes les opérations effectuées sur les documents sont horodatés et enregistrés dans un journal sécurisé, consultable par l’Utilisateur. Pour chaque envoi, le journal conserve l’identité de l’expéditeur et du destinataire, la date et la signature des documents. L’expéditeur peut par ailleurs savoir si les documents qu’il a envoyés ont été ouverts.

Conformément à la Règlementation, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que d’un droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Exercice direct dans les Services.

• Les Données fournies peuvent être téléchargées ou supprimées à tout moment par l’Utilisateur depuis son coffre.
• Les Données de communication peuvent être mises à jour par l’Utilisateur depuis son compte.
• Les Données de traçabilité ne peuvent pas être modifiées.

Réversibilité. Vous pouvez exporter vos Données fournies à tout moment en vous connectant à votre compte. Vos données restent votre propriété et sont facilement transférables.

Exercice auprès de l’Éditeur. Pour toute autre demande, contactez notre référent protection des données à l’adresse contact@d1ffer.com. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois.

Documents reçus d’un Utilisateur professionnel. Si vous avez reçu des documents d’un Utilisateur professionnel, par exemple vos bulletins de paie envoyés par votre employeur, les demandes relatives au traitement réalisé par cet Utilisateur doivent lui être adressées, en sa qualité de responsable de traitement.

Réclamation. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

Durée de conservation. La politique de conservation de vos données consiste à limiter leur conservation au strict nécessaire.

• Les Données de communication sont conservées pendant toute la durée de vie du compte et supprimées lors de sa suppression.
• Les Données fournies sont effacées dès que vous les supprimez, ou lorsque votre compte est supprimé. Les copies des documents déjà envoyés à des Contacts restent dans les coffres de leurs destinataires.
• Les Données des Contacts sont conservées jusqu’à leur suppression du carnet d’adresses ou la suppression du compte de l’Utilisateur.
• Les Données de traçabilité : les opérations effectuées sur les documents sont inscrites dans un registre inaltérable, sous une forme qui ne contient aucune donnée personnelle. Ce registre est conservé sans limitation de durée et garantit la valeur probante du journal. Les données personnelles associées (identité de l’expéditeur et du destinataire, notamment) sont conservées pendant toute la durée de vie du compte, puis 5 ans après sa suppression. Les adresses IP sont conservées un an à compter de leur enregistrement, conformément à nos obligations légales.
• Les Données de facturation sont conservées pendant dix ans, conformément à nos obligations comptables.

En cas de dépassement de l’espace de stockage, des Données fournies peuvent être supprimées dans les conditions prévues par les conditions générales d’utilisation, après un avertissement par e-mail et un délai de 60 jours.

Sauvegardes. Pour garantir le bon fonctionnement des Services, l’Éditeur effectue des sauvegardes régulières de l’ensemble des données. Ces sauvegardes permettent de restaurer les Services dans l’état correspondant à une date antérieure, dans la limite de 3 mois. Cette procédure n’est utilisée qu’en cas d’accident majeur (incendie d’un centre de données par exemple). Les données que vous supprimez peuvent donc subsister dans les sauvegardes pendant 3 mois au plus ; les Données fournies y restent chiffrées.

L’Éditeur n’utilise aucun cookie publicitaire ou de mesure d’audience.

L’Éditeur utilise le stockage local du navigateur pour créer un identifiant propre au navigateur. Cet identifiant sert à reconnaître un appareil déjà utilisé pour se connecter et figure dans les Données de traçabilité. Strictement nécessaire à la sécurité des Services, il ne requiert pas votre consentement. Cet identifiant n’a pas de durée de vie limitée. Vous pouvez l’effacer en vidant les données de votre navigateur, ou utiliser le mode de navigation privée, auquel cas il est effacé à la fin de votre session.

La présente section s’applique lorsqu’un Utilisateur professionnel (le « Responsable de traitement ») utilise les Services pour traiter des données personnelles de tiers, notamment les bulletins de paie de ses salariés. Elle constitue le contrat de sous-traitance prévu à l’article 28 du RGPD, accepté par l’Utilisateur professionnel en même temps que les conditions générales d’utilisation.

Objet et durée. L’Éditeur héberge et transmet les documents déposés par le Responsable de traitement, pour la durée d’utilisation des Services.

Données et personnes concernées. Les données contenues dans les documents déposés ou envoyés (par exemple les données figurant sur un bulletin de paie) et les coordonnées des destinataires, qui concernent notamment les salariés du Responsable de traitement.

Instructions. L’Éditeur ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable de traitement, constituée par l’utilisation des fonctionnalités des Services, sauf obligation légale contraire.

Confidentialité et sécurité. L’Éditeur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité, et met en œuvre les mesures de sécurité décrites à la section « Protection des données ». Les documents étant chiffrés sur l’appareil de l’Utilisateur, l’Éditeur n’accède pas à leur contenu.

Sous-traitants ultérieurs. Le Responsable de traitement autorise l’Éditeur à recourir aux sous-traitants listés à la section « Envois de documents et destinataires des données ». L’Éditeur l’informe par e-mail de tout changement envisagé ; le Responsable de traitement peut s’y opposer en résiliant les Services. L’Éditeur impose à ses sous-traitants des obligations de protection des données équivalentes.

Assistance. L’Éditeur aide le Responsable de traitement, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d’exercice de droits des personnes concernées et à respecter ses obligations en matière de sécurité, d’analyse d’impact et de notification des violations.

Violation de données. L’Éditeur notifie au Responsable de traitement toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

Fin des Services. À la suppression du compte du Responsable de traitement, les documents de son coffre sont supprimés, sous réserve des sauvegardes décrites à la section « Conservation des données ». Les documents déjà envoyés restent dans les coffres de leurs destinataires.

Audit. L’Éditeur met à la disposition du Responsable de traitement les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Pour toute question sur le traitement de vos données, contactez notre référent protection des données, Thomas GUYARD, à l’adresse contact@d1ffer.com, ou par courrier : D1FFER – Référent protection des données, immeuble WOJO, 41 rue Camille Desmoulins, 92130 Issy-les-Moulineaux.